6 Giugno 2023

Decreto whistleblowing in Gazzetta Ufficiale

decreto whistleblowing

Guida e impatto sulle aziende– uniPILLS #29

Lo scorso 9 marzo 2023 l’Italia ha recepito la Direttiva UE 2019/1937 sul Whistleblowing nel proprio ordinamento. Il Decreto Whistleblowing è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 15 marzo 2023, recependo la Direttiva UE. Il Decreto Whistleblowing avrà un impatto significativo e immediato nell’organizzazione delle imprese: in questo articolo Uniaudit scopriremo perché.

Lo scopo

Il Decreto Whistleblowing ha lo scopo di tutelare le persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza nel proprio contesto lavorativo.

La “EU Whistleblower Protection Directive” riguardante la “protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione” ha quindi l’obiettivo di garantire uno standard europeo per la protezione del whistleblowing e dei whistleblower. I punti salienti della Direttiva UE 2019/1937 sono la maggior tutela dei diritti dei whistleblower, l’estensione dell’obbligo, per le aziende, di istituire canali e procedure per la segnalazione degli illeciti e l’introduzione di nuovi e più elevati requisiti per i sistemi di Whistleblowing.

Chi non viene coinvolto nella tutela

La tutela non si applica:

– alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere esclusivamente personale del segnalante;

– alle segnalazioni di violazioni già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali;

– alle segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea.

I TEMPI E LE IMPLICAZIONI DEL DECRETO

L’obbligo di implementare i canali di segnalazione scatta:

– dal 15 luglio 2023, per gli enti privati con 250 o più dipendenti;

– dal 17 dicembre 2023 per i soggetti privati con 50 o più dipendenti.

L’implementazione obbligatoria di canali di segnalazione richiederà di considerare con estrema attenzione una molteplicità di temi strettamente connessi di corporate governance, risk management, protezione dei dati personali e diritti dei lavoratori.

MODALITA DI TRASMISSIONE DELLE SEGNALAZIONI

Le segnalazioni possono essere trasmesse attraverso:

– canali di segnalazione interna, implementati dagli enti del settore privato o dalle amministrazioni pubbliche;

– canale di segnalazione esterna, attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC);

– divulgazioni pubbliche, tramite i mass media.

SOGGETTI OBBLIGATI NEL SETTORE PRIVATO

Nel settore privato, l’obbligo di implementare canali di segnalazione, adottare procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni, e garantire le misure di tutela si applica agli enti privati (incluse le società) che:

– nell’ultimo anno, hanno impiegato la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, a prescindere dal settore di appartenenza;

– hanno adottato un modello organizzativo ai sensi del D. Lgs. 231/2001 (“Modelli 231”), a prescindere dal numero dei dipendenti impiegati e dal settore di appartenenza;

– rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea, elencati nell’allegato al Decreto, in materia di servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente, a prescindere dal numero dei dipendenti impiegati.

L’ECCEZIONE

I gruppi le cui imprese hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, non superiore a 249, possono condividere il canale di segnalazione interna e la relativa gestione.

Per le aziende che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media pari fino a 249 lavoratori subordinati, inoltre, l’obbligo di istituzione del canale di whistleblowing avrà effetto a decorrere dal 17 dicembre 2023.

SOGGETTI TUTELATI DALLA DIRETTIVA

Il Decreto Whistleblowing amplia in modo significativo il novero dei soggetti tutelati in caso di segnalazione comprendendo, oltre ai dipendenti:

  • lavoratori autonomi;
  • liberi professionisti e consulenti;
  • volontari e tirocinanti;
  • azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo e vigilanza o rappresentanza;
  • candidati;
  • lavoratori in prova;
  • ex dipendenti;
  • facilitatori;
  • parenti o colleghi di lavoro del segnalante;
  • enti di proprietà del segnalante o che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.

MISURE DI PROTEZIONE ATTIVATE

Chi, alle condizioni previste dal Decreto, effettua la segnalazione:

– è protetto dal divieto di ritorsioni, anche indirette, nei suoi confronti (tra cui, licenziamento, sospensione, retrocessione di grado o mancata promozione, demansionamento, referenze negative, intimidazioni o molestie, danni reputazionali, ecc.);

– beneficia di misure di sostegno fornite da enti del Terzo settore (ovvero, informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato).

POSSIBILI SANZIONI

Fermi restando gli altri profili di responsabilità, l’ANAC applica al responsabile sanzioni amministrative pecuniarie fino a 50.000 euro quando accerta, tra l’altro, che:

-sono state commesse ritorsioni;

– la segnalazione è stata ostacolata/si è tentato di ostacolarla;

-è stato violato l’obbligo di riservatezza;

-non sono stati istituiti canali di segnalazione;

-non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni o le procedure adottate non sono conformi al Decreto;

-non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.

COSA PUÒ FARE L’AZIENDA: ISTITUIRE DEI CANALI DI SEGNALAZIONE

I soggetti obbligati, sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali, devono implementare propri canali di segnalazione che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. 

Gli enti e le società dotati di Modelli 231 dovranno adeguare i canali di segnalazione già adottati, in modo da armonizzarne l’utilizzo ai più ampi fini del Decreto Whistleblowing.

ORGANIZZARE LA GESTIONE DEI CANALI DI SEGNALAZIONE

Tema prioritario è quello della gestione dei canali di segnalazione che deve essere regolamentata con una procedura e affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione o a un soggetto esterno. 

Si segnala che il Decreto Whistleblowing prevede che le segnalazioni possano essere effettuate in forma scritta, anche (e quindi, non solo) con modalità informatiche, oppure in forma orale, attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della  persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.  A tal riguardo, le piattaforme tecnologiche possono offrire un prezioso supporto per la gestione organizzata delle segnalazioni ma non esauriscono il tema whistleblowing che deve essere invece affrontato e governato nell’osservanza di tutte le leggi applicabili.

APPLICARE MISURE DI DATA PROTECTION E CYBER SECURITY

I titolari del trattamento sono chiamati ad applicare misure di natura sia organizzativa sia tecnica, al fine di tutelare la riservatezza del segnalante e l’integrità, nonché la confidenzialità, dei dati personali oggetto di segnalazione.   L’evidenza di tali prescrizioni è indicata all’art. 13 del Decreto, il quale richiama espressamente il rispetto dei princìpi di cui agli articoli 5 e 25 del regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e di privacy by design e by default.

Il termine di conservazione dei dati oggetto di trattamento è individuato nei 5 anni successivi alla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.  Inoltre, dovrà essere assicurata anche la sicurezza del canale di segnalazione in termini di confidenzialità, integrità e disponibilità delle informazioni, sia per quel che concerne l’oggetto della segnalazione che i dati personali del segnalante. 

INFORMARE E SENSIBILIZZARE

Le imprese devono informare e sensibilizzare dipendenti e terzi interessati attraverso politiche di whistleblowing che definiscano in modo semplice e comprensibile le finalità e modalità di utilizzo dei canali di segnalazione.

IL WHISTLEBLOWING IN ITALIA

La nozione di whistleblowing è stata introdotta nello spettro giuridico italiano con la legge 190/2012, inserendo l’articolo 54bis per la tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti nel D.Lgs. 165 del 30 marzo 2001.

La normativa è stata successivamente potenziata con la legge 30 novembre 2017, n. 179 (entrata in vigore il 29 dicembre 2017) che modifica l’art.54bis con l’introduzione di tre nuovi articoli in materia di whistleblowing applicabili al settore privato.

Per quanto concerne la protezione della riservatezza dell’identità dell’informatore, il Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101 ha inserito ulteriori disposizioni circa il GDPR nel Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

Infine, il Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 è volto a disciplinare la protezione dei whistleblowers all’interno dell’Unione Europea, fornendo norme minime di tutela per uniformare le normative nazionali. Il Decreto entra in vigore in Italia dal 30 marzo 2023.

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