Premessa
Il sistema di reporting aziendale riveste una rilevante importanza nel permettere la diffusione delle informazioni ai vari livelli interessati nell’ambito dell’organizzazione aziendale. Esso, come risaputo, fa parte delle attività di pianificazione e controllo ed è definibile come l’insieme dei rapporti di gestione elaborati per fornire informazioni in merito all’andamento della gestione aziendale.
Sebbene il sistema di reporting faccia parte delle attività di pianificazione, ed esplica pertanto tutta la propria rilevanza se inserito in tale contesto (si pensi alla classica analisi di confronto tra il dato aktual e quello pianificato), vi sono casi in cui possono essere prodotti report anche al di fuori di tale ambito. Alcuni report, infatti, possono avere comunque una propria valenza informativa sebbene non confrontati con un dato pianificato. Sovente molti report sono predisposti per fornire informazioni su aspetti di gestione che non sono state oggetto di precedente attività di pianificazione | preventivazione.
In ogni caso, la necessità di avere informazioni, sulle attività aziendali svolte o preventivate, deve essere il motore per comprendere l’importanza del sistema di reporting all’interno di un contesto imprenditoriale, ciò indipendentemente dalla dimensione dell’impresa. Infatti anche a livello di piccole medie dimensioni questo concetto assume una rilevante importanza e pertanto l’implementazione di un sistema di reporting attendibile diventa irrinunciabile.
Le scelte per impostare il sistema
La dottrina ha individuato cinque elementi[1]:
- Contenuto con la definizione delle variabili da analizzare e della granularità dei dati da considerare. Per quanto attiene la granularità il ricorso a report basati su sistemi di Business intelligence (BI) permette molto spesso efficaci processi di drill-drawing. In assenza di sistemi di BI è necessario, nella fase progettuale, prefiggersi il livello di dettaglio necessario, ricercando il giusto equilibrio al fine di permettere una informativa efficace.
- L’articolazione, al fine di definire a chi e quali dati fornire. L’articolazione dovrebbe essere delineata in funzione delle responsabilità economiche e non, all’interno dell’impresa. Inoltre si deve tenere presente che, secondo lo schema teorico diffuso in dottrina, si hanno tre livelli di reporting;
- Livello operativo: è quello più vicino ai processi produttivi, con livello di dettaglio molto elevato;
- Livello direzionale: è uno stato di aggregazione intermedio con focus su informazioni settoriali
- Livello strategico: si pone come focus sulle strategie, sugli indicatori di performance complessivi e su trend futuri.
- Il format: grafico, numerico, etc. Formati, che con la diffusione delle “Dashboard” e dei sistemi di BI appare sempre più orientato all’utilizzo di elementi grafici accattivanti e di immediata comprensibilità. Da tenere ben presente, comunque, le preferenze del “lettore” del report e la cultura aziendale sovente legata a prassi rappresentative del fenomeno che portano ad utilizzare altre tipologie di formati.
- Frequenza: cadenza di produzione del report.
- Tempestività: esempio la data entro la quale si decide di mettere a disposizione il report con i dati del mese appena concluso. Molte volte la tempestività, elemento assolutamente rilevante, contrasta con la necessità di avere dati precisi e definiti. Non a caso si riscontra il diffuso utilizzo di flash report.
Alcuni ulteriori spunti
Dopo aver evidenziato l’importanza del sistema del reporting e le scelte principali a valle del sistema, vale la pena segnalare alcuni altri importanti elementi.
- Per essere strategica l’informativa non può essere solo legata all’informativa di tipo economico e finanziaria. Certamente, nei modelli meno evoluti, da questo punto si può | si deve partire, ma sempre considerando che gli aspetti rilevanti della vita aziendale non sono solo legati a dati puramente quantitativi connessi a variabili economico | finanziarie.
- L’evoluzione dei sistemi informativi e lo sviluppo delle piattaforme di BI, con il progressivo abbattimento dei costi di implementazione necessari, a seguito della diffusione delle tecnologie alla base degli stessi, progressivamente introduce sistemi di reportistica evoluti e con caratteristiche on demand. L’utilizzo di tali tecnologie può portare ad un vero e proprio processo di cambiamento basato sul data-driven decision making, che riesce ad elaborare dati destrutturati in insight concreti, ed è in grado di fornire a chi deve prendere decisioni elementi di supporto per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. In tale contesto, ovviamente, la base dati deve avere caratteristica di affidabilità e disponibilità.
- Un sistema di reportistica correttamente implementato, per creare un circolo virtuoso di continuo miglioramento dello stesso, ma anche dell’azienda in cui il sistema viene implementato, deve indurre l’utilizzatore ad analisi approfondite per la ricerca delle cause dei fenomeni rendicontati e delle azioni necessarie di rimedio se del caso.
[1] G. Brunetti – “Il controllo di gestione in condizioni ambientali perturbate” (1985)
